E-posta verimliliğinizi artırmak her zaman iyi bir fikirdir. Ve elbette, daha hızlı bir şekilde süper etkili e-postalar gönderebilmek, hiç kimsenin satış veya müşteri hizmeti hedeflerine zarar vermez. Ancak e-posta üretkenliğinin gerçekte ne anlama geldiğini bir düşünün.

Gelen kutunuza bakmak için daha az zaman harcamak veya aynı e-postayı tekrar tekrar zahmetle yazmak, diğer "şeyler" için daha fazla zaman demektir. Patronunuzun oturmasını ve dikkatini çekmesini sağlayan şeyler. Genelde asla bulamadığınız şeyler.

E-posta üretkenliğinde ustalaşın ve yalnızca açma, tıklama ve yanıt oranlarınızın fırladığını görmekle kalmayacak, aynı zamanda diğer görevler için de zamanınızın boş olduğunu göreceksiniz.

Burada, zaman yönetiminden en iyi araçlara kadar e-posta üretkenliğinde ustalaşmak için en iyi altı ipucumuz, bunun üstesinden bir kez daha gelmenize yardımcı olacak.

1. İyi bir e-posta görgü kuralları uygulayın

Profesyonellerin çoğunluğu her iş günü birden fazla e-posta gönderir, ancak herkes iyi e-posta görgü kurallarına öncelik vermez.

Hareket halindeyken gönderilen canlı e-postalardan, alıcıların geçmekte zorlandığı uzun denemelere kadar, bizi rahatsız eden e-postaların adil payını hepimiz gördük.

Peki, e-postalarınızı okumanın can sıkıcı olmadığından nasıl emin oluyorsunuz? Genel olarak kibar ve nazik olmanın yanı sıra, altın kural, mesajınızı iletirken aynı zamanda kısa ve öz olmaktır.

Peki bunu nasıl başarabilirsiniz?

Kısa Paragraflar Kullanın 

Söyleyecek çok şeyiniz olsa bile, metni küçük parçalara ayırarak e-postalarınızı daha taranabilir hale getirebilirsiniz.

E-postalarınızı Kişiselleştirin 

Kişiselleştirmenin açık, tıklama ve yanıt oranlarını artırmak için son derece etkili olduğu kanıtlanmıştır. İster toplu olarak e-posta gönderiyor olun, ister bireysel bir kişiye e-posta gönderiyor olun, e-postayı alıcıya mümkün olduğunca uygun hale getirdiğinizden emin olun.

Kısa Tutun 

Unutmayın, bir e-postada her bir kelime önemlidir. Biri yapacağınız zaman beş farklı kelime kullanmayın. Mesajınızı olabildiğince az cümleyle nasıl aktarabileceğinizi düşünün. Brevity, e-posta oyununda size uzun bir yol katacak. Bir araştırmaya göre, satış için ideal e-posta uzunluğu yaklaşık 100 kelimedir.

Değer Sunun 

Çoğu zaman, birine e-posta gönderme nedenlerimiz onlardan bir şey istememizdir. Bunu tersine çevirmek önemlidir: Bir iyilik veya soru ile e-posta gönderiyor olsanız bile, onlara yararlı bir şey verdiğinizden emin olun, böylece e-postayı karşılıklı olarak yararlı bir alışverişe dönüştürün.

2. Şablonları ve otomatik yanıtları kullanın

Size istenen sonucu verecek mükemmel e-postayı hazırlamak zaman alır. Her e-posta gönderdiğinizde bunu yapmanız gerekiyorsa, başka bir şey yapmak için çok az zamanınız olur.

Aynı e-postayı tekrar tekrar yazmak yerine, neden farklı senaryolar için hazır yanıtlarla yeniden kullanabileceğiniz optimum bir e-posta şablonu oluştur muyorsunuz?

Gelen Kutusu gibi eklentiler, en etkili e-postalarınızı tek bir tıklama ile ekleyebilir ve hatta kişileriniz size geri dönmezse otomatik takipleri planlayabilir.

Otomatik e-postalardan en iyi şekilde yararlanarak üretkenliğinizi de artırabilirsiniz. Bir e-posta aldığınızda, onu görmezden gelmeye ve başka şeylere devam etmeye çalışsanız bile, iş programınıza ve önceliklerinize kaçınılmaz olarak müdahale edilir.

İnsanların meşgul olduğunuzu bilmelerini sağlayan ve onlara daha sonra geri dönecekleri otomatik bir e-posta oluşturmak, sihirli bir değnek gibi bir şey sağlar. İnsanlar, onlara hemen cevap vermeyeceğiniz için sinirlenmeyecekler ve etrafta dolaştığınızda, çok daha verimli bir sistem olan tüm e-postalarınızı tek seferde cevaplayabilirsiniz.

3. E-posta zamanını planlayın

Genel üretkenlik için o kadar önemlidir ki, profesyoneller e-postalarını kontrol etmek ve yanıtlamak için ayrılmış zamanı bloke eder.

Gelen kutumuzdaki yenilikleri kontrol etme ihtiyacı nedeniyle sürekli olarak daha önemli görevlerden uzaklaşıyoruz. Ancak e-postanızı her on dakikada bir kontrol etmek, üretkenliğinize ciddi şekilde zarar verir.

Öyleyse ne yapabiliriz?

E-postanızı kontrol etmek için bir program oluşturun. Mümkünse her iki veya üç saatte bir veya yanıtlarınızda sorulmanız gerekiyorsa her saat arasında tutun. E-postanızı saat başı kontrol edin ve size hatırlatması için bir alarm veya takvim bildirimi ayarlayın. Geri kalan zamanlarda, gelen kutunuzu kapatın ve üretkenliğinizin fırlamasını izleyin.

4. Araçları kullanın

E-posta verimliliğinizi artırabilecek çok sayıda kullanışlı ve kullanımı kolay araç var. Günümüzün yüksek tempolu iş ortamında mevcut teknolojinin kullanılmaması sizi önemli bir dezavantaja sokar.

Diğer şeylerin yanı sıra, e-posta araçları, satış araştırmalarını hızlandırmanıza ve e-postalarınızın "gönder" i tıklayarak bilgisayarınızın önünde oturmadığınız zamanlarda bile doğru zamanda doğru kişilere gitmesini sağlamanıza yardımcı olabilir.

E-posta üretkenliğini artırmak için en etkili araçlardan ikisi Mailshake ve Voila Norbert'tir.

Mailshake, satış görevlilerinin telefon, e-posta ve sosyal medyayı kullanarak kişiselleştirilmiş sosyal yardım kampanyaları oluşturmasına olanak tanıyan bir satış etkileşim platformudur. Peki Mailshake ile ne yapabilirsiniz?

Ad, telefon numaraları ve hatta tamamen özelleştirilmiş cümleler veya paragraflar gibi kişiselleştirme alanlarına sahip olası müşteri listelerini yükleyin. Kadans yayınlandıktan sonra, mesajlar kampanya ayarlarınıza göre otomatik olarak gönderilir ve ayrıca bir alıcı bir bağlantıya tıklamak gibi bir eylem gerçekleştirirse otomatik olarak duraklatılabilir. 

5. Gereksiz e-posta listesinden çıkın

Gereksiz posta listelerinden çıkmak, e-posta üretkenliğini artırmanın açık bir yolu gibi görünebilir, ancak çoğumuzun asla öğrenemeyeceği bir şeydir. Bunun yerine, görmemiz gereken mesajlara ulaşmak ve yol boyunca bazı önemli şeyleri kaçırmak için gelen kutularımızdaki sayısız alakasız e-postayı gözden geçirin.

Artık ihtiyaç duymadığınız e-postaları gruplandırmak için haber bültenlerinden ve marka posta listelerinden ihtiyacınız olmayan tüm e-postalardan abonelikten çık düğmesine basın.

Ayrıca, bugünlerde gelen kutularımızın ciddi bir bölümünü kaplayan sosyal medya platformlarından gelen bildirimlere aboneliğinizi iptal etmeye değer. E-posta aboneliğinizi iptal etmenin yanı sıra, e-posta gelen kutunuzu temizlemek için adımlar atın.

6. E-posta bildirimlerini kapatın

Bu, çoğu profesyonelin düşündüğü bir şey, ancak çok azımızın yapacak cesareti var. E-posta bildirimleri kapatılsın mı? Ya çok önemli bir şeyi kaçırırsak?

Gelen kutunuzu saatte bir kontrol etmek, zamanında yanıt bildirimleri sağlamak için ihtiyacınız olan tek şeydir, sonuçta faydadan çok zarar verir. E-posta bildirimleri son derece kesintiye neden olur ve dikkat dağıtıcıdır. 

Bu tek bir e-postayı, normalde sahip olacağınızdan 20 dakika daha geç yanıtlamak önemli değildir, itibarınız veya işinizde ne kadar etkili olduğunuz üzerinde bir etkisi olmayacaktır. Ancak üretkenliğiniz yükseldiğinde, insanlar tarafından  farkına varılacaktır.

E-postanızın işinize yaramasını sağlayın

E-posta üretkenliğine hakim olmak, genel üretkenliğinizi artırmanın ve e-postalarınızdan daha fazla yararlanmanın en kolay yollarından biridir.

İş dünyasında olduğu gibi, e-posta listelerine aboneliğinizi iptal etmek veya e-posta zamanlarını planlamak, yoğun bir iş gününün ortasında öncelikler listenizde oldukça düşük olabilir. Yine de, bu listedeki her ipucunu işaretlemek birkaç saatten fazla sürmemelidir ve geri dönüşler çok büyük olabilir.

Öyleyse artık e-postanın sizin için çalışmasını sağlayın.